Опись дел по личному составу образец заполнения

Составление описи дел временного свыше 10 лет хранения и по личному составу в структурном подразделении Наталия Кондакова Назначение описей дел структурного подразделения Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Дела, срок хранения которых составляет менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до истечения сроков их хранения, а затем уничтожаются. Документы, созданные в деятельности структурного подразделения в течение года, подлежат включению в соответствующие описи дел структурного подразделения отдельно на дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения, по личному составу и дела со специальной документацией. На основании данных описей дел документы структурного подразделения передаются в архив организации. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел отдельно на дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения, по личному составу и дела со специальной документацией.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Количество листов внутренней описи 1 Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А. Никифоров Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота.

Составление и оформление описей дел 3. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Составляем опись дел

Количество листов внутренней описи 1 Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А. Никифоров Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет - систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

Правила содержат 7 форм описей: Опись дел постоянного хранения Приложение 14 ; Опись дел по личному составу Приложение 15 ; Опись дел временных свыше 10 лет сроков хранения Приложение 16 ; Опись электронных дел, документов постоянного хранения Приложение 17 ; Опись электронных дел, документов временных свыше 10 лет сроков хранения Приложение 18 ; Опись дел структурного подразделения Приложение 23 ; Опись электронных дел, документов структурного подразделения Приложение В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.

Основные правила содержат 4 формы описей: Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Приложение 1 ; Форма годового раздела сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения Приложение 2 ; Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу Приложение 3 ; Форма описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу структурного подразделения организации Приложение Классификация описей дел на основе Правил и Основных правил представлена на схеме.

К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним ст. Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам Пример 1, Пример 2.

Если таких дел мало в год , то можно составить опись за несколько лет. Форма описи дел временного свыше 10 лет хранения приведена в Приложении 16 к Правилам Пример 3.

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам - архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности п. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников; Личные дела уволенных работников.

В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников; Лицевые счета; Невостребованные трудовые книжки при отсутствии отдельной описи ; Акты о несчастных случаях; Журналы учета документов по личному составу. Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи п. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам Пример 4. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам Пример 5. Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу приказами, личными делами уволенных работников и т. Пример 4. Приказы распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения.

При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т. Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка уволившихся в году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке Пример 7. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8. Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам Пример 9. Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись.

Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании. Согласно п. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

Порядок нумерации дел в описи - валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более единиц хранения п. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам. Например: - Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию протоколы, стенограммы, письма, доклады и т. Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням.

Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК ЭК организации п. Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: Название фонда; Номер фонда; Номер описи; Название описи, которое включает указание категории документов постоянного, временного хранения, по личному составу и т.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации п. Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам Пример К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие п. В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической. В историческую часть вносят сведения: По истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации; Об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части : Дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; Отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; Дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно. Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома более страниц или толщина более 4 см. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации лицом, ответственным за архив.

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации Пример Предисловие; Список сокращений составляемый в необходимых случаях ; Названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел; Указатели если они имеются пункт 3. Приведем пример оглавления. Указатель слов составляется к законченной описи дел п. Составляется также к законченной описи п.

К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также грифы утверждающих структур муниципального или государственного архива и ЭК организации Пример Последний лист описи - лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам Пример Реестр описей является обязательным документом архивного учета п. Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров. Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам Пример Она создается приказом руководителя. Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации п.

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен п. Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации п.

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи см. Примеры 1, 2,

Опись дел по личному составу образец заполненный

Преобразовать 5. Составление и оформление описи дел по личному составу в PDF 5. Систематизация дел в описи Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда. Для систематизации дел в описи используется различные схемы. Номинально-хронологическая схема как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников.

Опись дел по личному составу образец

Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи. Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника. Правила заполнения описи дел по личному составу Наименование организации Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов.

Составляем описи дел

Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: в делопроизводстве — при подготовке документов для передачи в архив организации такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел ; в архиве — при научно-технической обработке дел включает переплет или подшивку их в твердую обложку , при этом описи составляются на дела по различным категориям например, постоянного хранения, по личному составу или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации научно-техническая документация проектная, технологическая, конструкторская, научная , документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др. Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от Следует учитывать, что для организаций — источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Образец заполнения внутренней описи документов. Образец. Внутренняя опись документов дела

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы: - постоянного хранения; - временного свыше 10 лет хранения; - по личному составу. Ряд организаций описи дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения не составляет в связи с отсутствием соответствующих документов. В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.

Описи дел по личному составу

Скачать Составим акт о выделении к уничтожению документов с истекшими. Образцы печатей и штампов согласовываются с режимносекретным. Годовые разделы описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Экспертиза ценности документов отбор документов на государственное хранение или установление сроков.

В Основных правилах работы архивов организаций их не было.

Опись дел по личному составу

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Что такое личное дело сотрудника Личное дело — это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован за исключением государственных учреждений , поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Частые вопросы Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона". Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час! За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Личные дела сотрудников В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время. Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами. Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации. В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк.

Посмотрим, сколько описей по личному составу нужно составлять, нужно ли их регистрировать, а также как правильно заполнить. Начало года — традиционное время проведения в организациях экспертизы ценности документов. По ее результатам оформляют описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения, а также по личному составу. Нас интересуют последние, ведь за них несет ответственность отдел кадров. В статье подробно рассмотрим форму описи и нюансы ее заполнения, а также приведем пример готовой описи дел по личному составу. Описи являются первичным учетным документом, в нашем случае — для дел по личному составу. Подчеркнем — первичным и обязательным. Обратимся к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры РФ от

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.